- Peran CIO
- CIO (Cief Information Officer) merupakan posisi eksekutif senior yang mempunyai peran vital dalam penentuan arah pembangunan sistem baru dalam perusahaan
- Spesifikasi yang dibutuhkan : memiliki pengalaman industri yang spesifik, jiwa kepemimpinan dan juga masa kerja yang dimiliki oleh kandidat sebagai CIO sebelumnya
- CIO berada pada posisi di antara manajemen dengan tim konsultan (mempertemukan komunikasi antara kedua belah pihak)
- Keberadaan CIO biasanya bersifat paruh waktu sesuai kebutuhan rencana skedul pengembangan sistem, melalui mekanisme kontrak kerja sama (biasanya durasi 2-5 tahun)
- Dengan perekrutan CIO yang tepat diharapkan akan menyebabkan kualitas perbaikan yang semakin meningkat.
- Peningkatan ini akan memberikan nilai tambah dan menjadi dasar pengukuran manfaat yang akan diterima oleh pemilik perusahaan dan karyawan yang ada di dalam perusahaan.
- Proses berkesinambungan ini akan memberikan suatu dukungan nyata TI terhadap bisnis perusahaan serta mendukung proses pengambilan keputusan untuk pengembangan bisnis di masa depan.
- BEST PRACTICE
- Definisi yang sering dipakai secara mendunia dari kata best practice adalah suatu proses yang mana dikenal sebagai yang terbaik di bidangnya baik dari sisi fungsi atau dalam industri terkait.
- Contoh : Jika ingin menilai mengenai cara pemindahan barang dari suatu wilayah ke wilayah lain, maka Federal Express merupakan contoh best practice di bidang logistic.
- Kriteria untuk best practice mempunyai ruang lingkup yang luas.
- Perlu benchmarking sebagai suatu metode dan alat dalam proses pengukuran dan penentuan kriteria secara jelas.
- Best practice bukan diartikan sebagai produk barang yang terbaik, hal tersebut sangatlah berbeda.
- Menghasilkan produk yang baik dan mengimplementasikan system ERP, belum berarti menggunakan best practice dalam implementasi yang sesungguhnya.
- Indikator yang baik adalah apabila dapat mengukur proses dan teknologi (standard yang jelas) yang sama dan penerapannya secara efektif dan efisien didalam organisasi dan dapat dikenal serta diukur oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis.
- Dengan kata lain konsep yang harus diperhatikan dalam mengartikan best practice adalah cara yang terbaik dalam melakukan sesuatu.
- Best practice merupakan suatu cara untuk membuat suatu kesempatan dalam hal perbaikan dengan cara tertentu.
Istilah SMART menjadi suatu cara dalam melihat best practice secara obyektif dalam implementasi di suatu organisasi.
a. S-pesific : tertentu
b. M-easureable : terukur secara parameter
c. A-chievable : dapat dicapai
d. R-easonable : beralasan jika melakukan metoda atau cara tersebut
e. T-angible : berwujud atau berbentuk dalam ukuran hasil yang nyata
Secara lebih konkrit, best practice saat ini telah menjadi suatu ukuran untuk memperbaiki standard waktu bagi industri dalam mengukur kekuatan untuk melakukan perubahan dan perbaikan dari suatu proses menjadi lebih cepat dan tepat.
Hal tersebut terbukti bahwa pemakai mau dan terdorong untuk membayar lebih untuk sesuatu yang lebih cepat proses pelayanan dan kualitas yang dihasilkan.
Setiap organisasi ingin menjadi yang terdepan. Untuk mencapai hal itu mereka harus meraih apa yang disebut best practice. Diperlukan suatu pendekatan atau strategi baru agar proses menuju best practice menjadi lebih efisien dan efektif.
Berada pada posisi terdepan dalam bisnis atau setidaknya terdaftar sebagai pemain global merupakan visi banyak perusahaan atau organisasi
Situasi ini tidak saja berlaku bagi organisasi yang berada di barisan depan, organisasi di lapisan berikutnya pun berharap mampu memperbaiki kinerjanya bahkan kalau bisa melalui lompatan besar agar dapat bertahan di masa depan.
Dalam konteks Indonesia, hal ini menjadi isu besar karena tidak banyak dari organisasi di negara kita yang siap berkiprah secara global.
Secara umum kita mengenal istilah best practice untuk menggambarkan metoda terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi peningkatan kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik oleh organisasi sejenis.
Tentu saja dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk selalu up-to-date dalam mengikuti cara-cara organisasi beroperasi baik dalam satu industri maupun industri yang berbeda.
Terkait dalam hal itu pula, kemampuan untuk mengukur posisi diri relatif terhadap yang lain juga menjadi aspek penting best practice.
STRATEGI PERENCANAAN BEST PRACTICE
- Arah organisasi yang jelas memudahkan proses perencanaan strategis.
- Betapa pun besarnya gap antara current practice dan best practice, gap itu dapat diperpendek dengan rencana kerja dan milestone yang jelas pula.
- Ukuran-ukuran capaian dapat dirancang lebih mudah, dan yang lebih penting proses menutupi gap tersebut menjadi mudah dikelola (managable) dan dikendalikan (controllable).
- Pada akhirnya proses yang dikelola dengan baik diharapkan akan memberikan nilai tambah yang signifikan seperti peningkatan produktivitas, respon yang lebih cepat, atau penurunan biaya.
BEST PRACTICE DAN PROSES BISNIS
- Banyak elemen yang memungkinkan organisasi best practice menjadi pemimpin dalam bisnis.
- Pengertian mengenai cara menjalankan bisnis masih bersifat umum. Mungkin sumber daya manusianya, modalnya yang besar, teknologi high-endnya, fasilitas yang berkelas dunia, atau dukungan teknologi informasinya.
- Mengedepankan satu atau beberapa elemen tidak cukup karena pada dasarnya semua elemen terintegrasi pada satu sistem.
- Jika melihat organisasi sebagai suatu sistem utuh, semua elemennya pasti dapat digambarkan dalam model input-proses-output plus enabler.
- Dari keempat komponen itu, proseslah yang menjadi penentu kinerja sistem.
- Input bisa saja baik atau buruk. Proses yang baik dapat mengubah input yang biasa menjadi output yang luar biasa. Sebaliknya proses yang buruk dapat mengubah input yang baik menjadi buruk.
- Fakta ini cukup untuk membuktikan elemen proses adalah faktor kunci atau ruh dari sebuah sistem.
- Output hanya menggambarkan hasil, sedangkan enabler berfungsi sebagai pendukung.
- Dalam konteks bisnis, proses lebih dikenal dengan proses bisnis yang berarti kumpulan aktivitas yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
- Pada pendekatan modern, proses bisnis inilah yang menggerakkan kehidupan organisasi. Pendefinisian proses bisnis yang tepat akan mengarah pada pengembangan organisasi yang efisien dan efektif.
- Bahkan dalam pengertian ideal, organisasi dibangun dari proses bisnis bukan sebaliknya. Cara berpikirnya bukan Departemen X harus memiliki proses apa, tetapi Departemen X dibentuk karena ada proses x1, x2 dst.
“
Objek yang harus dijadikan acuan dalam konteks best practice adalah proses bisnis.
Tantangan besar yang dihadapi adalah bagaimana menangkap proses bisnis dari organisasi yang dianggap memiliki best practice dan menjadikannya sebagai proses bisnis yang baru.
“