ERP & Proses Bisnis
Program Enterprise Resource Planning (ERP): Perangkat lunak inti yang digunakan oleh perusahaan untuk mengoordinasikan informasi di setiap bidang bisnis
- Membantu mengelola proses bisnis perusahaan
Menggunakan database umum dan alat pelaporan manajemen bersama
Proses bisnis: Kumpulan aktivitas yang mengambil beberapa masukan dan menciptakan keluaran yang bernilai bagi pelanggan
Area Fungsional dan Proses Bisnis
Untuk memahami ERP, kita harus memahami bagaimana cara kerja suatu bisnis
- Area Fungsional
- Proses Bisnis
- Functional Areas of Operation
- Marketing and Sales (M/S)
- Supply Chain Management (SCM)
- Accounting and Finance (A/F)
- Human Resources (HR)
Business functions: Activities specific to a functional area of operation
Functional Areas of Operation
- Area fungsional saling bergantung
- Masing-masing membutuhkan data dari yang lain
- Integrasi yang baik dari semua area fungsional akan menghasilkan peningkatan dalam hal komunikasi, alur kerja, dan kesuksesan perusahaan
- Maka dibutuhkan Information system (IS): Computers, people, procedures, and software that store, organize, and deliver information
Proses Bisnis
- Kumpulan aktivitas yang mengambil beberapa masukan dan menghasilkan keluaran yang bernilai bagi customer
- Customer bisa terdiri dari customer eksternal maupun internal
- Berpikir dalam kerangka proses bisnis membantu manajer untuk melihat organisasi mereka dari perspektif pelanggan
Bisnis harus selalu mempertimbangkan sudut pandang customer dalam setiap transaksi
Hubungan dengan customer
Customer (internal maupun external) tidak harus selalu terlibat dengan setiap fungsi bisnis yang ada dalam proses
Manajer bisnis yang sukses memandang operasional bisnis dari sudut pandang kepuasan customer
Berbagi data secara baik antar area fungsional akan menghasilkan proses bisnis yang lebih efisien
Maka dibutuhkan -- > Integrated information systems: Sistem di mana semua area fungsional berbagi data
Bisnis membutuhkan masukan (sumber daya) kemudian mengubahnya menjadi bentuk barang atau jasa bagi customer
Inputs: Material, people, equipment
Mengelola sumber daya dan bisnis proses secara efektif akan menghasilkan informasi yang akurat dan up-to-date
Contoh kasus : Area Fungsional dan Proses Bisnis pada Usaha Kecil
Contoh : Kedai Kopi
Identifikasi proses bisnis kedai kopi
Amati bahwa pengelolaan area fungsional membantu mencapai proses bisnis yang efisien dan efektif
Amati bagaimana integrasi sistem informasi akan meningkatkan bisnis
Marketing and Sales
Fungsi Marketing and Sales pada kedai kopi
- Pencatatan secara formal tidak terlalu dibutuhkan
- Perlu mengidentifkasi keinginan customer
- Pengembangan produk dapat dilakukan secara informal
- Customer yang kemudian setia menjadi pelanggan diberikan kemudahan dalam proses pembayaran (misal : hutang) sampai batas tertentu
- Harus ada catatan yang menunjukkan berapa banyak setiap pelanggan berutang dan kredit yang tersedia
- Butuh informasi dari semua bidang fungsional lainnya
- Pelanggan mengomunikasikan pesanan ke M / S secara langsung atau melalui telepon, e-mail, faks, Web, dll.
- M / S memiliki peran dalam menentukan harga produk
- - Penetapan harga dapat ditentukan berdasarkan biaya unit produk, ditambah beberapa markup persentase
- Membutuhkan informasi dari Accounting and Finance, dan data Supply Chain Management
- M/S berhubungan with Human Resources untuk bertukar informasi mengenai kebutuhan rekruitmen, peraturan hukum, dsb.
Inputs untuk M/S
- Data Customer
- Data Order
- Data trend penjualan
- Harga per-unit
- Biaya perjalanan dinas, dll
Outputs untuk M/S
- Strategi Penjualan
- Penentuan harga product
- Kebutuhan karyawan, dll
Supply Chain Management
Fungsi terkait Supply Chain Management
- Proses pembuatan kopi (manufacturing/production)
- Membeli bahan baku (purchasing)
- Perencanaan produksi membutuhkan perkiraan penjualan dari area fungsi M/S
- Sales forecasts: Analisis yang dilakukan untuk memprediksi penjualan produk di masa mendatang
- Perencanaan Produksi digunakan untuk menentukan kebutuhan bahan baku dan cara pengemasan
- Bahan baku : Air mineral dalam kemasan, lemon segar, pemanis buatan, gula asli
- Kemasan : cangkir, sedotan, serbet
- SCM dan M / S harus mampu menentukan ramuan yang tepat untuk setiap produk kopi yang dijual
- Perencanaan produksi berdasar pada informasi penjualan produk (aktual maupun target) yang diperoleh dari M/S
Dengan data yang akurat tentang tingkat kebutuhan produksi :
- Bahan mentah dan kemasan dapat diorder sesuai kebutuhan
- Inventory dapat dikendalikan, menghemat beban keuangan
- Data Supply Chain Management berguna untuk :
- Menyediakan data bagi A/F untuk menentukan seberapa banyak sumber daya yang digunakan
- Mendukung fungsi M/S dengan menyediakan informasi tentang apa yang diproduksi dan dikirimkan
Inputs untuk SCM
- Data Penjualan Produk
- Rencana Produksi
- Tingkat Inventori
Output untuk SCM
- Order bahan mentah
- Order kemasan
- Data pemakaian sumber daya
- Laporan produksi dan inventori
- Informasi pekerjaan
Accounting and Finance
Fungsi terkait Accounting and Finance
- Mencatat semua data mentah terkait transaksi, termasuk penjualan, pembelian bahan baku, penggajian, dan menerima pembayaran dari customer
- Data mentah : Jumlah yang dihasilkan dari transaksi penjualan, perdagangan atau operasi lain, tanpa manipulasi atau perubahan apapun
- Data dari Accounting and Finance digunakan oleh Marketing and Sales and Supply Chain Management
- Catatan penjualan merupakan komponen penting untuk membuat perkiraan penjualan
- perkiraan penjualan dibutuhkan untuk perencanaan produksi
Catatan pemasukan keuangan digunakan untuk memonitor kebijakan pemberian hutang di kedai kopi
A/F personnel:
- Mencatat transaksi perusahaan ke dalam buku akunting
- Mencatat pembayaran bahan mentah ketika terjadi pembelian
- Merangkum semua transaksi sebagai bahan laporan keuangan perusahaan
- Area fungsional lain menyediakan data untuk A/F
- M/S menyediakan data penjualan
- SCM menyediakan data produksi dan inventori
- HR menyediakan data penggajian
- Sebaliknya misalnya, M/S menerima data dari A/F untuk mengevaluasi kredit customer
Inputs untuk A/F
- Pembayaran customers
- Data pemasukan keuangan
- Data pengeluaran keuangan
- Data penjualan
- Data produksi dan inventori
- Data Penggajian
Outputs untuk A/F
- Pembayaran ke supplier
- Laporan keuangan
- Data kredit Customer
Human Resources
Fungsi Human Resources
- Recruit, train, evaluate, and compensate employees
- HR menggunakan perkiraan penjualan untuk merencanakan kebutuhan SDM
- Sistem terintegrasi menggunakan software ERP menyediakan kebutuhan share data antar semua area fungsional
- Tugas yang terkait dengan perekrutan karyawan, pelatihan, dan kepatuhan terhadap aturan pemerintah adalah tanggung jawab HR
- HR membutuhkan perkiraan yang akurat tentang kebutuhan SDM dari area fungsional yang lain
- HR harus mengetahui skill yang dibutuhkan oleh karyawan dan seberapa kemampuan perusahaan untuk menggajinya
Inputs untuk HR
- Perkiraan Personnel
- Data tentang Skills
Outputs untuk HR
- Pemenuhan Regulasi
- Pelatihan dan sertifikasi karyawan
- Database skills
- Evaluasi dan kompensasi karyawan
Sistem ERP untuk Area Fungsional
- Input dan output potensial untuk setiap area fungsional perlu diidentifikasi
- Perhatikan jenis data yang dibutuhkan oleh setiap area dan bagaimana orang menggunakan data
- Sistem informasi dibangun menjadi media interaksi antara semua bidang dan proses fungsional
Summary
- Area fungsional yang utama : Marketing and Sales, Supply Chain Management, Accounting and Finance, and Human Resources
- Marketing and Sales: Menetapkan harga produk, mempromosikan produk melalui iklan dan pemasaran, menerima pesanan pelanggan, mendukung pelanggan, dan menciptakan perkiraan penjualan
- Supply Chain Management: Mengembangkan rencana produksi, memesan bahan baku dari pemasok, menerima bahan baku, memproduksi produk, memelihara fasilitas, dan mengirimkan produk ke pelanggan
- Accounting and Finance: Akuntansi keuangan untuk menyediakan ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, akun pengendali, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen arus kas
- Human Resources: Merekrut, menyewa, melatih, dan memberi kompensasi kepada karyawan, memastikan kepatuhan dengan peraturan pemerintah, dan mengawasi evaluasi karyawan
- Sistem informasi (ERP) menangkap, memproses, dan menyimpan data untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan
- Karyawan yang bekerja di satu area fungsional membutuhkan data dari karyawan di area fungsional lainnya
- Sistem informasi area fungsional harus terintegrasi, sehingga data yang dibagikan akurat dan tepat waktu
- Manajer harus memikirkan bagaimana mengelola proses bisnis yang mengintegrasikan area fungsional
- Perlu berbagi informasi antar fungsi dan area fungsional
- Perangkat lunak ERP menyediakan kemampuan ini melalui satu database